Reglement toeristische evenementen (Ontwerp 6-4-2016)

Artikel 1: Definities

Een toeristisch evenement is elke tijdelijke manifestatie die publiek toegankelijk is met toeristische uitstraling, georganiseerd door of in opdracht van het gemeentebestuur op het openbaar domein of op openbare plaatsen en waarvan de organisatie niet in andere reglementen wordt geregeld.

De organisator is de gemeentelijke dienst of de door het college van burgemeester en schepenen aangestelde persoon of vereniging die de praktische organisatie en coördinatie van het evenement op zich neemt.

Artikel 2: Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing op alle toeristische evenementen in Mol.

Het college van burgemeester en schepenen bepaalt, binnen de perken van het meerjarenplan en budget, welke toeristische evenementen georganiseerd worden en wanneer deze plaatsvinden.

Artikel 3: Evenementzone

De organisator stelt de evenementenzone vast en kan hierbinnen plaatsen reserveren voor bepaalde producten, activiteiten of diensten.

Artikel 4: Aanvragen

Aanvragen tot deelname of uitbating van een kraampje moeten via een e-formulier op de gemeentelijke website ingediend worden binnen de termijnen zoals aangeduid op het e-formulier. Aanvragen die mondeling, schriftelijk of per mail gebeuren, worden niet geaccepteerd. 

Laattijdige of niet volledig ingevulde inschrijvingen worden geweerd, tenzij er nog een plaats vrij zou zijn en de organisator oordeelt dat de aanvraag een meerwaarde kan bieden.

Artikel 5: Toelatingsvoorwaarden

Minderjarigen die deelnemen aan een toeristisch evenement moeten tijdens het evenement vergezeld zijn van een volwassene die verantwoordelijk is voor de minderjarige.  Het gemeentebestuur houdt geen toezicht op de minderjarigen.

De organisator kan bijkomende toelatingsvoorwaarden per evenement bepalen.  Deze bijkomende voorwaarden worden opgenomen in de informatie bij het inschrijvingsformulier.

Artikel 6: Vergunning en toewijzing plaatsen

Plaatsen in de evenementenzone mogen enkel ingenomen worden door personen of verenigingen die over een vergunning van de organisator beschikken.  Indien het aantal aanvragen groter is dan het aantal plaatsen volgens het inplantingsplan, desgevallend voor bepaalde producten, activiteiten of diensten, worden de vergunningen toegekend rekening houdend met volgende criteria en in deze volgorde:

• In de eerste plaats wordt rekening gehouden met de attractiviteit van de kraam en het aanbod en inpasbaarheid hiervan binnen het concept van het toeristisch evenement. Bovendien wordt rekening gehouden met een evenwichtig en divers aanbod.
•  Voor toeristische evenementen waarbij enkel deelnemers zonder commercieel oogmerk zijn toegelaten door de organisator, wordt in de tweede plaats voorrang verleend aan aanvragen door een persoon of vereniging met een woonplaats of maatschappelijke zetel in Mol, aangezien het om een Mols evenement gaat ter bevordering van het maatschappelijke leven waar deze aanvragers zelf deel van uitmaken. In de derde plaats wordt voor deze evenementen voorrang verleend aan aanvragen door een persoon of vereniging met een woonplaats of maatschappelijke zetel in een buurgemeente van Mol.
• De overige aanvragen worden behandeld volgens chronologische volgorde van de aanvraag.

Er kunnen maximaal twee plaatsen worden toegewezen aan dezelfde aanvrager.

De organisator kan aan de vergunning bijkomende voorwaarden opleggen voor zover deze op dezelfde wijze voor alle deelnemers worden opgelegd.

Standplaatsen kunnen geen verworven rechten worden.  De organisator stelt het inplantingsplan vast en bepaalt de plaatsen.

Artikel 7: Retributie

Het toepasselijk retributiereglement bepaalt of er een retributie verschuldigd is door de vergunninghouders en wanneer deze moet betaald worden. 

Artikel 8: Waarborg

Het college van burgemeester en schepenen bepaalt of er een waarborg verschuldigd is door de vergunninghouders, hoe hoog dit bedrag is en wanneer deze waarborg moet betaald worden.  Deze gegevens worden bekend gemaakt op het e-formulier voor de inschrijving.

Indien een waarborg verschuldigd is, wordt deze enkel terugbetaald als de vergunninghouder tijdens de volledige duur van het evenement aanwezig was en aan alle voorwaarden voldaan heeft, behoudens met documenten gestaafde overmacht.

Artikel 9: Annuleren

Annuleren kan alleen per email (toerisme@gemeentemol.be) gebeuren en dit tot uiterlijk 10 dagen voor het evenement, tenzij anders bepaald door de organisator.  Voor wie laattijdig of niet annuleert, blijft de waarborg en/of retributie verschuldigd, onverminderd het recht van de gemeente om schadevergoeding te vorderen of andere maatregelen te nemen zoals bepaald in dit reglement. 

Artikel 10: Verplichte aanwezigheid en verbod van overdracht

Elke vergunninghouder dient tijdens de volledige duur van het evenement aanwezig te zijn.

De vergunninghouder verbindt zich ertoe de toegewezen plaats zelf in te nemen en in eigen naam en voor eigen rekening uit te baten. Het is uitdrukkelijk verboden om de toegewezen plaats over te dragen of er aan derden rechten op te verlenen, van welke aard ook.

Artikel 11: Verkeersmaatregelen

De vergunninghouders mogen enkel mits de locatie dit toelaat, per wagen binnen de evenementenzone om materialen te laden en te lossen. Dit wordt enkel toegestaan op de voorziene opbouw- en afbraakmomenten.

Er mogen tijdens het evenement geen auto’s, vrachtwagens, aanhangwagens, caravans of mobilhomes geparkeerd worden in de evenementzone, met uitzondering van gemeentevoertuigen,  voertuigen van hulpdiensten voor eventuele interventies en wagens door de organisator toegelaten.

Artikel 12: Verkoop van voedingswaren of dranken

Er mogen onder geen enkel beding voedingswaren of dranken te koop aangeboden worden binnen de evenementzone, met uitzondering van vergunninghouders volgens de bepalingen van dit reglement en handelszaken die er gevestigd zijn.  Overtreders worden aangemaand de in overtreding geplaatste stand te sluiten en te verwijderen.  Indien hieraan geen gevolg wordt gegeven, zal de stand op kosten van de overtreder worden verwijderd.

Drank mag om veiligheidsredenen niet in glazen noch in glazen flessen worden verkocht.

De richtlijnen van het Federaal Voedselagentschap dienen strikt in acht genomen te worden.

Artikel 13: Muziek en animatie

Tijdens het evenement zorgt de organisator voor aangepaste muziek en animatie. Het spelen van eigen muziek of verzorgen van animatie door de vergunninghouders is enkel mogelijk mits voorafgaande toelating door de organisator.  Indien er te veel geluidshinder wordt vastgesteld, dienen onmiddellijk de instructies van de organisator opgevolgd te worden.

Artikel 14: Materialen

Tenzij anders voorzien dient de vergunninghouder alle materialen, zoals tafels, stoelen, tenten, e.d. zelf mee te brengen. Indien de organisator materialen ter beschikking stelt, draagt de vergunninghouder er zorg voor als een goede huisvader en bezorgt de materialen na afloop van het evenement in dezelfde staat terug aan de organisator. 

De vergunninghouder is zelf verantwoordelijk voor diefstal of beschadiging van de materialen, voertuigen, transportmaterialen of wat dan ook voor, tijdens of na het evenement.

Artikel 15: Innemen plaatsen

Op de dag van het evenement dient de vergunninghouder zich aan te melden bij de organisator binnen de uren zoals aangegeven in de vergunning.  De vergunninghouder krijgt een nummer toegewezen van de standplaats dat op de grond of op andere wijze gemarkeerd is. De vergunninghouder moet tijdig aanwezig zijn.  Wie laattijdig toekomt, mag zich niet meer opstellen tenzij de organisator dit nog toestaat.

De vergunninghouder moet plaats nemen binnen de voorziene afmetingen. Verankeringen door de vergunninghouder van tenten e.d. in de grond zijn niet toegestaan.

Het opbouwen van de stand dient afgerond te zijn voor de aanvang van het evenement of vroeger indien de organisator dit nodig acht voor de goede organisatie van het evenement. Eén uur na sluitingstijd dient de stand en de directe omgeving ervan onmiddellijk en volledig opgeruimd te zijn.

Artikel 16: Identificatie

Alle vergunninghouders zijn verplicht om zich tijdens de ganse duur van het evenement op een zichtbare wijze te identificeren. De organisator kan folders of andere communicatiemiddelen opmaken die de namen van de vergunninghouders vermelden.

Artikel 17: Brandweer, politie en hulpdiensten

Elke vergunninghouder moet de richtlijnen en reglementen van de brandweer strikt naleven en moet onmiddellijk alle bevelen van de politie opvolgen inzake openbare orde en veiligheid en een optimale tussenkomst van de hulpdiensten mogelijk maken. Onverminderd andere maatregelen, dient de vergunninghouder bij gebreke hieraan zijn standplaats onmiddellijk te verlaten.

Artikel 18: Verbodsbepalingen

Het is de vergunninghouder verboden:

• een andere plaats in te nemen dan de toegewezen plaats;
• andere producten of diensten aan te bieden dan deze vermeld in de aanvraag;
• artikelen of voorwerpen van eender welke aard te plaatsen die de voorziene doorgangen belemmeren in het kader van veiligheid, gezondheid en openbare orde;
• de bezoekers lastig te vallen door hun producten of diensten op te dringen;
• onbetamelijke taal of gebaren te gebruiken tegen de bezoekers, politie, brandweer of organisatoren;
• de orde te verstoren door geroep, getier, gehuil of gebruik te maken van enig ander luidruchtig middel zoals geluidsversterkers;
• een ongepast, aanstootgevend of bedrieglijk gedrag te vertonen of de goede naam van het evenement of de organisator in het gedrang te brengen;
• bedrieglijke publiciteit te voeren;
• afvalwater of enig ander afval te lozen;
• voorwerpen in de grond te slaan voor het vastmaken van kramen en dekzeilen. De deelnemers zijn verantwoordelijk voor de door hen aangerichte schade;
• publiciteit te voeren voor producten of diensten andere dan deze die op het evenement worden aangeboden.
• promotie te voeren voor politieke, religieuze of discriminerende activiteiten

Artikel 19: Sancties

Deelname aan het evenement kan door de organisator vooraf geweigerd worden of de vergunninghouder kan tijdens het evenement van het evenement verwijderd worden in volgende gevallen:

• bij niet of niet tijdige betaling van de waarborg of retributie;
• bij het niet naleven van één of meerdere bepalingen van dit reglement.

Een overtreding op de bepalingen van dit reglement kan bovendien leiden tot de schorsing of uitsluiting van de vergunninghouder van deelname aan toekomstige toeristische evenementen door het college van burgemeester en schepenen.  Deze sanctie kan pas opgelegd worden nadat de overtreder een voorafgaande verwittiging heeft gekregen. Die bevat een uittreksel van het overtreden reglement. Deze worden ter kennis gebracht door middel van een aangetekend schrijven.  De vergunninghouder heeft het recht om vooraf gehoord te worden.

Inbreuken op dit reglement kunnen bestraft worden met een administratieve geldboete van maximum 350 euro voor meerderjarige overtreders en maximum 175 euro voor minderjarige overtreders. Deze sancties kunnen niet opgelegd worden indien voor dezelfde inbreuken door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie reeds straffen of administratieve sancties worden bepaald. De omvang van de administratieve geldboete is proportioneel op grond van de zwaarte van de  inbreuk die de boete verantwoordt en eventuele herhaling. De bij dit reglement voorgeschreven administratieve geldboete wordt verhoogd in geval van herhaling, zonder dat deze boete het wettelijke voorziene maximum mag overschrijden. Herhaling bestaat wanneer de overtreder reeds werd gesanctioneerd voor eenzelfde inbreuk binnen de vierentwintig maanden voorafgaand aan de nieuwe vaststelling van de inbreuk.

Artikel 20: Opheffingsbepaling

Het reglement toeristische evenementen van 27 mei 2013 wordt opgeheven.